Wyjaśniamy, jak prawidłowo wypełnić formularz zamówienia usługi w sytuacji, gdy jej nabywcą (podmiotem widniejącym na fakturze jako Nabywca) jest jednostka samorządu terytorialnego (JST), natomiast odbiorcą i głównym kontaktem jest jednostka organizacyjna podległa JST, np. szkoła, przedszkole, biblioteka lub inna placówka.
1. Struktura formularza zamówienia
Formularz składa się z dwóch kluczowych sekcji:
A. Dane kontaktowe nabywcy
To sekcja przeznaczona dla podmiotu, który będzie formalnym nabywcą usługi i na którego zostanie wystawiona faktura VAT.
W tej części należy podać:
- pełną nazwę jednostki samorządu terytorialnego (np. „Gmina X”, „Miasto Y”),
- adres siedziby JST,
- NIP JST – obowiązkowy, ponieważ to JST jest stroną transakcji,
- dane kontaktowe osoby odpowiedzialnej po stronie JST (opcjonalnie, jeśli wymagane).
- zaznaczyć poniżej formularza pole - Jesteśmy jednostką JST
B. Kontakt główny / odbiorca usługi (jednostka podległa)
To sekcja przeznaczona dla jednostki, która faktycznie będzie korzystać z usługi.
W tej części należy podać:
- nazwę jednostki podległej (np. „Szkoła Podstawowa nr 3 w …”),
- adres jednostki,
- dane osoby kontaktowej (dyrektor, administrator IT, sekretariat),
- adres e‑mail i numer telefonu do bieżącej obsługi.
W przypadku rejestracji domeny dane z tej sekcji stają się danymi właściciela domeny (WHOIS).
2. Dlaczego dane są rozdzielone?
W strukturze JST często występuje sytuacja, w której:
- JST dokonuje zakupu (bo posiada NIP i centralizuje rozliczenia),
- jednostka podległa korzysta z usługi i powinna być jej właścicielem (np. domeny szkoły).
Rozdzielenie danych pozwala:
- prawidłowo wystawić fakturę na JST,
- przypisać usługę do właściwej jednostki,
- zapewnić poprawne dane właściciela w rejestrach (np. WHOIS),
- ułatwić kontakt operacyjny i techniczny.
3. Przykład poprawnego wypełnienia
Sekcja: Dane nabywcy (JST)
- Nabywca: Gmina Moja
- Adres: ul. Urzędowa 1, 00‑000 Moja
- NIP: 123‑456‑78‑90
- E‑mail do faktur: finanse@nazwa_domeny
Sekcja: Kontakt główny / odbiorca
- Jednostka: Szkoła Podstawowa nr 3 w Mojej
- Adres: ul. Szkolna 5, 00‑000 Moja
- Osoba kontaktowa: Jan Kowalski – administrator IT
- E‑mail: it@nazwa_domeny
- Telefon: 000 000 000
Efekt:
- Faktura zostanie wystawiona na Gminę Zielona.
- Właścicielem domeny (WHOIS) będzie Szkoła Podstawowa nr 3.
- Kontakt techniczny i operacyjny będzie kierowany do szkoły.
4. Najważniejsze zasady
- NIP zawsze należy do JST, nigdy do jednostki podległej.
- Kontakt główny = właściciel usługi (np. domeny).
- Dane nabywcy i odbiorcy mogą i często powinny być różne.
- W przypadku JST jest to w pełni prawidłowy i zgodny z praktyką model zamówienia.